Assistenz der Geschäftsführung Technik (m/w/d) TZ 30 - 35 Std./Woche

Ihre Aufgaben:

• Planung, Durchführung, Koordination und Kontrolle administrativer Vorgänge nach Auftrag, Zielsetzung und Terminstellung unter Wahrung der Bestimmungen zur Vertraulichkeit
• Öffnung und Verteilung der Eingangspost sowie Lesen und ggf. Bearbeitung von E-Mails sowie der damit verbundenen Beurteilung nach Dringlichkeit
• Erledigung der Korrespondenz nach Diktat, Stichworten und selbständig in Deutsch und Englisch (keine Steno-Kenntnisse erforderlich)
• Interne und externe Terminkoordination
• Führung und Organisation der Ablage und Wiedervorlage inklusive Terminverfolgung von Vorgängen
• Vor- und Nachbereitung von Meetings inkl. Raumbuchung sowie Protokollerstellung
• Prüfung und Korrektur der zur Unterschrift vorgelegten Schriftstücke
• Vorbereitung und Zusammenstellung von Besprechungsunterlagen
• Erstellung von PowerPoint Präsentationen (in Office 365)
• Koordination und Organisation der Unterbringung/ Bewirtung von Geschäftspartnern & Besuchern der GF
• Reiseorganisation und -buchung
• Erstellung und Bearbeitung von SAP-Bedarfsanforderungen/Rechnungsfreigaben
• Intensive Vernetzung mit Mitarbeitenden der TECE-Organisation, insb. des GFB III
• Erstellung administrativer und personalführungsbezogener Dokumente und Pläne wie z.B. Einarbeitungspläne der Direct Reports

Schwerpunkt Beirat

• Abwicklung von administrativen Vorgängen im Zusammenhang mit dem Beirat
• Koordinierung Berichtswesen für den Beirat
• Vorbereitungen Beiratssitzungen (inkl. Zimmerbuchungen etc.)
• Protokollführung bei Beiratssitzungen u. a. Meetings?

In Vertretungsfunktion: Assistenz Sales national/international

• Erledigung anfallender Sekretariatsarbeiten für den Bereich Sales national/international
• Organisation von Vertriebstagungen
• Unterstützung bei Messevorbereitungen und Messen
• Organisation von Geschenken und Erstellung von Anschreiben/Grußkarten für Kunden und Mitarbeiter des Vertriebs national/international

Ihr Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung zum Kaufmann für Büromanagement, Industriekaufmann, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellter (m/w/d), oder eine gleichwertige Qualifikation
• Erfahrung als Assistenz oder Sekretariat auf Führungsebene
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Dienstleistungsorientierung und schnelle Auffassungsgabe
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (advanced level), bevorzugt weitere Sprachen, z.B. Spanisch
• Gute Kenntnisse in den gängigen MS-Office Programmen (Word, PowerPoint, Excel, Teams, Sharepoint)
• Ausgeprägtes Organisations- und Planungsgeschick
• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
• Sensibilität und Diskretion im Arbeitsumfeld
• Freundliches und souveränes Auftreten
• Teamfähigkeit und Einsatzbereitschaft

Unser Angebot

Interessiert?

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Unsere Türen stehen immer offen. Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Beeinträchtigung und legen Wert auf ein vielfältiges Miteinander.